Guide à l'intention des comités de sélection

Autre format :
Version PDF (258 Ko)

Avant-propos

Le présent guide s'adresse aux membres des comités de sélection du Programme de bourse d'études supérieures du Canada Vanier (BESC Vanier) des trois organismes subventionnaires fédéraux, à savoir les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) et le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (CRSNG). Il sert à présenter le processus d'évaluation des membres et des présidents de ces comités de sélection ainsi que les politiques, les lignes directrices et les objectifs de chacune des étapes du processus d'évaluation.

La plupart des membres des comités de sélection sont choisis parmi les membres de la collectivité universitaire du Canada qui connaissent bien le mandat, la structure et les programmes des organismes subventionnaires fédéraux. Les nouveaux membres et les membres qui ne proviennent pas du milieu universitaire peuvent obtenir des renseignements détaillés sur les mandats des organismes subventionnaires fédéraux en consultant le site Web :

1. Aperçu du Programme de bourses d’études supérieures du Canada Vanier

Le gouvernement du Canada a lancé le Programme de BESC Vanier en 2008 pour attirer les meilleurs étudiants au doctorat d'ici et d'ailleurs et faire du Canada un centre d'excellence en recherche et en enseignement supérieur dans le monde. Les réussites universitaires des boursiers Vanier dans les domaines des sciences humaines, des sciences naturelles et/ou, du génie et/ou des sciences de la santé sont exceptionnelles et leurs qualités de leadership sont reconnues.

Les étudiants qui souhaitent obtenir une BESC Vanier doivent demander à l'établissement canadien auquel ils s'inscrivent pour poursuivre leurs études doctorales de poser leur candidature en leur nom. En fonction de leur quota, les établissements canadiens proposent au Programme de BESC Vanier un nombre limité de candidatures.

Jusqu'à 167 bourses Vanier sont offertes chaque année. Elles sont réparties également entre les trois organismes subventionnaires fédéraux.

Le Secrétariat Vanier-Banting, qui partage les locaux des Instituts de recherche en santé du Canada, est responsable de l'administration quotidienne du programme.

2. Rôles et responsabilités

2.1 Membres du comité de sélection

Responsabilités des membres du comité de sélection :

Responsabilités des évaluateurs :

Responsabilités des lecteurs :

2.2 Président du comité de sélection

Les présidents des comités de sélection remplissent un rôle de surveillance important au sein des comités et fournissent des conseils au Secrétariat Vanier-Banting sur l'exécution du programme.

Durant la réunion du comité de sélection, le président du comité de sélection s'assure que les candidatures sont évaluées de façon méthodique et complète. Il communique ensuite les recommandations de son comité de sélection au Secrétariat. Le processus d'évaluation doit garantir que tous les aspects importants des candidatures sont pris en considération par rapport aux critères de sélection. Le président du comité de sélection est chargé de guider son comité de sélection pour l'aider à effectuer la meilleure évaluation possible et garantir l'uniformité et l'égalité de l'approche employée durant la réunion du comité de sélection.

Ce sont les présidents des comités de sélection qui parlent au Secrétariat au nom de leur comité de sélection pour toute question d'ordre politique. Ils doivent entre autres présenter un rapport au Secrétariat après la réunion du comité de sélection ainsi qu’au comité directeur des programmes des trois organismes (PTO).

Le Secrétariat demande aux membres des comités de sélection de ne pas leur recommander officiellement le nom de candidats au poste de président. Les avis au sujet d'éventuels présidents potentiels devraient être transmis au Secrétariat.

2.3 Comité directeur des programmes des trois organismes

Le comité directeur des PTO est chargé d'approuver les recommandations relatives aux BESC Vanier formulées par les comités de sélection de chaque organisme subventionnaire fédéral.

Les membres des cinq postes suivants composent le comité directeur des PTO :

Président :

Membres :

2.4 Secrétariat Vanier-Banting

Les principales responsabilités du Secrétariat sont les suivantes :

Le personnel du Secrétariat n'est pas formé de membres des comités de sélection. Par conséquent, il n'a pas droit de vote.

2.5 Directeur exécutif, gestionnaire et chef d'équipe

Les principales responsabilités du directeur exécutif, du gestionnaire et du chef d'équipe des BESC Vanier sont les suivantes :

Communication de documents protégés

Pendant toute la durée du concours, le personnel du Secrétariat peut devoir vous fournir des documents qui renferment des renseignements protégés. Dans la plupart des cas, ces documents seront mis à votre disposition dans les pages pertinentes de RechercheNet, le portail Web utilisé pour l'évaluation des candidatures.

3. Processus d'évaluation

Le processus d'évaluation comprend les étapes suivantes qui sont décrites plus en détail ultérieurement dans le présent document :

Un dossier de mise en candidature complet comprend :

Remarques :

3.1. Avant la réunion du comité de sélection de chaque organisme

3.1.1. Séances d'information sur le processus de sélection et exercices de pondération

Ces séances sont organisées pour donner une vue d'ensemble du processus d'évaluation et des critères de sélection du Programme de BESC Vanier. Ces webinaires ou téléconférences viseront avant tout à tenir un ou plusieurs exercices de pondération dans le but d'assurer une évaluation uniforme des candidatures par tous les membres du comité de sélection.

De plus amples renseignements sur les séances d'information et les exercices de pondération sont envoyés par courriel avant les webinaires ou téléconférences.

3.1.2. Réception et attribution des candidatures

Le Secrétariat Vanier-Banting reçoit les candidatures qui sont ensuite attribuées aux membres des comités par l'administrateur du programme.

Le comité de sélection des BESC Vanier de chaque organisme subventionnaire fédéral est multidisciplinaire. Par conséquent, les membres des comités de sélection devront évaluer des candidatures couvrant diverses disciplines qui relèvent des mandats des organismes subventionnaires fédéraux, y compris des disciplines qui pourraient ne pas être la leur. Chaque candidature sera évaluée par deux membres du comité de sélection, l'un d'entre eux jouant le rôle d'évaluateur principal et l'autre, celui d'évaluateur secondaire.

Quand le Secrétariat a reçu les candidatures, il les attribue aux membres de chaque comité de sélection par l'intermédiaire de RechercheNet, un portail Web servant à l'évaluation des candidatures. Le personnel du Secrétariat cherche à répartir équitablement la charge de travail en tenant compte des conflits d'intérêts potentiels, des capacités linguistiques et des domaines d'expertise. Chaque membre du comité de sélection est chargé d'évaluer les candidatures qui lui sont confiées.

Dès que les candidatures sont attribuées, chacun des membres des comités aura accès à RechercheNet pour procéder à l'évaluation des demandes de bourses d’études supérieures du Canada Vanier qui leur ont été attribuées. Les membres des comités recevront un courriel les informant que les demandes qui leur ont été attribuées sont disponibles.

3.1.3. Signalement des conflits d'intérêts par les membres du comité de sélection

Veuillez consulter la Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche.

Les membres du comité de sélection auront accès à RechercheNet afin de pouvoir évaluer les candidatures qui leur seront attribuées. Ils recevront un courriel pour les informer que ces candidatures sont disponibles en ligne. Par l'intermédiaire de RechercheNet, ils pourront indiquer s'ils se trouvent en situation de conflit d'intérêts pour l'une ou l'autre des candidatures qu'ils auront reçues. Si un membre du comité de sélection estime ne pas être en mesure d'évaluer une candidature qui lui a été attribuée, il doit communiquer immédiatement avec le personnel du Secrétariat pour que celle-ci puisse être réattribuée, au besoin.

Êtes-vous en situation de conflit d'intérêts avec un candidat?

Les lignes directrices suivantes régissent les conflits d'intérêts dans l'évaluation des demandes de bourses d’études supérieures du Canada Vanier. Les lignes directrices de ce genre ne peuvent prévoir toutes les situations, et les organismes subventionnaires fédéraux se fient au jugement des membres des comités pour repérer les conflits possibles. Un membre de comité ne peut agir comme évaluateur d'une demande :

Lorsqu'une demande particulière place un membre d'un comité dans une situation de conflit d'intérêts, ce dernier sera invité à quitter la pièce avant le début des délibérations sur le dossier du candidat.

Il revient aux membres des comités de déclarer toute situation de conflit d'intérêts avant dévaluer une demande. Si les directives ne prévoient pas clairement une situation ou si le président ou le comité a de la difficulté à établir s'il existe un conflit d'intérêts, il incombe alors au personnel du Secrétariat Vanier-Banting de prendre une décision.

3.1.4. Évaluation et notation préliminaire des candidatures

Après avoir déterminé toute situation de conflit d'intérêts possible, les membres des comités peuvent commencer l'évaluation et la notation préliminaire des demandes qui leur ont été assignées. Ils doivent attribuer une note préliminaire à toutes les demandes qui leur ont été assignées en utilisant RechercheNet et ils doivent ensuite transmettre leurs notes au Secrétariat Vanier-Banting par voie électronique avant la réunion du comité de sélection. Une date limite sera communiquée aux membres des comités en temps opportun.

a. Introduction

L'évaluation par les pairs est par définition un processus subjectif. Un préjugé peut être manifeste, peu importe qu'il repose sur une école de pensée, la nature fondamentale vs appliquée ou translationnelle de la recherche, les domaines de recherche ou les approches (émergentes notamment), l'envergure ou la réputation d'un établissement participant, l'âge, la langue, des facteurs personnels ou le sexe du candidat.

Les évaluateurs sont mis en garde contre tout jugement d'une demande basée sur les facteurs susmentionnés et priés de faire constamment attention au danger de préjugé implicite pouvant influencer le processus décisionnel.

Pouvons-nous améliorer l'égalité entre les sexes et réduire les préjugés sexistes dans le processus d'évaluation?

Les trois organismes subventionnaires, s'emploient activement à accroitre l'égalité entre les sexes dans leurs processus d'évaluation afin d'éliminer certaines des inégalités qu'ils ont observées à cet égard dans les récents concours de financement. Pour le Programme de BESC Vanier, au cours des cinq dernières années, malgré que le volume de demandes des femmes était supérieur à celui des hommes, le taux de succès des femmes est continuellement inférieur à celui des hommes, soit environ 3 % dans l'ensemble.

Référez-vous à ces conseils pour renforcer les normes d'équité, le respect et l'équité.

La demande est-elle admissible à du soutien?

Le Secrétariat effectue une présélection des candidatures en se fondant sur les critères d'admissibilité pour s'assurer que le candidat est admissible au Programme de BESC Vanier. Les membres du comité de sélection sont priés de faire part au personnel du Secrétariat de leurs préoccupations ou questions par rapport à l'admissibilité d'un candidat, mais ils doivent poursuivre l'évaluation de la candidature en question pendant que le personnel du Secrétariat évalue la situation.

Le projet de recherche proposé va-t-il à l'encontre du Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche?

Si vous jugez que la recherche proposée va à l'encontre du Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche ou qu'elle soulève des préoccupations d'ordre éthique, vous devez néanmoins l'évaluer, tout en portant vos préoccupations à l'attention du Secrétariat le plus tôt possible.

b. Critères de sélection

Lorsqu’ils évaluent une candidature, les membres doivent attribuer une note qui permet d’établir le rang de la candidature par rapport aux autres, en tenant compte du stade et de la nature de la carrière académique du candidat. Les candidatures doivent obtenir une note minimale de 3.1 pour chacun des trois critères afin d’être admissibles au financement.

Remarque : Les « Instructions pour la présentation des demandes/candidatures » résume les étapes à franchir pour remplir et présenter une demande, et comprend des renseignements sur la façon dont chaque élément de la demande est lié aux critères de sélection. Les membres devraient lire attentivement ces renseignements et les consulter au moment d'évaluer les demandes qui leur ont été assignées.

Les candidats seront évalués et sélectionnés en fonction des trois critères suivants – critères qui seront notés de façon égale par les comités de sélection :

  1. l'excellence universitaire;
  2. le potentiel de recherche;
  3. les compétences en leadership (potentielles et manifestes).

1. L'excellence universitaire telle qu'elle est attestée par les résultats scolaires passés, les relevés de notes universitaires ainsi que les prix et distinctions reçus.

La feuille de route du candidat en recherche et l'impact de ses activités à ce jour dans son domaine de compétence sont d'importants indicateurs de son potentiel comme futur chef de file en recherche. Les évaluateurs doivent tenir compte de la sphère d'influence du candidat par rapport aux autres, dans le continuum d'un impact croissant au niveau :

Dans l'évaluation de ce critère, le prestige de la BESC Vanier ainsi que le stade et la nature de la carrière de recherche du candidat doivent être pris en considération. Dans le cas des professionnels de la santé, il y aurait lieu de tenir compte de normes de productivité en recherche, entre autres, pour le niveau d'expérience ou de compétences par rapport aux étudiants du doctorat. Dans le cas des candidats qui ont une expérience de travail pertinente, la productivité scientifique avant les études supérieures devrait entrer en ligne de compte.

Documents à l'appui qui doivent être évalués pour ce critère :

2. Le potentiel en recherche tel qu'il est attesté par la feuille de route du candidat en recherche, sa volonté d'innover, le projet de recherche proposé, sa contribution potentielle à l'avancement des connaissances dans son domaine et les résultats attendus.

Dans l'évaluation de ce critère, la nature et le prestige de la bourse ainsi que le stade et la nature de la carrière du candidat doivent être pris en considération.

L’évaluation du candidat doit tenir compte de tous les indicateurs d’excellence pour que les façons de travailler, les contributions et les engagements individuels soient reconnus. Par exemple, la collaboration, l’esprit d’équipe et le mentorat sont des contributions importantes et valables à la recherche et à la formation d’un personnel hautement compétent. Chaque contribution doit être jugée selon les mêmes critères, sans égard au sexe du candidat. Par exemple, les articles écrits par un seul ou plusieurs auteurs doivent être évalués de la même façon, sans égard au sexe.

Évaluez l’excellence et la productivité en fonction de l’étape de la carrière du candidat, de l’équilibre travail-vie privée ainsi que d’autres circonstances particulières qui peuvent occasionner des retards dans la recherche et la diffusion des résultats (par exemple, l’interruption de la carrière pour avoir des enfants et les élever peut avoir des répercussions sur les dossiers de publication). Ces circonstances personnelles doivent être évaluées au cas par cas; il faut bien examiner ces facteurs liés au sexe dans le cadre du processus d’évaluation.

Documents à l'appui qui doivent être évalués pour ce critère :

3. Compétences en leadership (potentielles et manifestes) :

Compte tenu du prestige associé au Programme de BESC Vanier, ce critère de sélection est particulièrement important. Il doit être considéré de façon indirecte puisque les membres des comités de sélection n'ont pas la possibilité d'interroger les candidats.

Le leadership peut inclure ce qui suit :

Cette liste de catégories possibles ne se veut pas exhaustive et est fournie à titre indicatif seulement.

Évaluation des compétences en leadership

Le leadership pourrait être évalué en tenant compte à la fois des compétences personnelles et/ou sociales suivantes :

Pour obtenir de plus amples renseignements sur le leadership, veuillez consulter Le leadership aux cycles supérieurs et au postdoctorat [ PDF (260 Ko) ], une étude financée par le CRSH.

Documents à l'appui qui doivent être évalués pour ce critère :

Notation préliminaire

Pour chacun des critères de sélection, les membres des comités de sélection doivent attribuer des notes de 0,1 à 9,0 (0,1 représentant la note la plus basse et 9,0, la note la plus haute) aux candidatures qu'ils évaluent. RechercheNet calculera automatiquement la note globale attribuée à chaque candidature en faisant la moyenne des notes données à chaque critère.

Afin d'aider les membres des comités de sélection à distinguer entre eux les candidats très prometteurs et à s'assurer d'utiliser l'ensemble de l'échelle de notation, un système de catégorisation a été mis en place. Les candidatures sont classées par catégories en fonction de la note globale et non de façon distincte pour chaque critère. Les candidatures attribuées à chaque membre du comité de sélection doivent se classer dans chacune des trois catégories suivantes, selon la proportion donnée dans le tableau qui suit :

Recommandation de financement Note Proportion
Recommandée 6,1 – 9,0 25 %
Pourrait être recommandée 3,1 – 6,0 25 %
Non recommandée 0,1 – 3,0 25 %

Les candidatures qui restent (25 %) peuvent être réparties dans l'une ou l'autre des catégories, selon l'évaluation qui en est faite, de manière à équilibrer un sous-ensemble de candidatures relativement fortes ou faibles. Nous conseillons aux membres des comités de sélection d'évaluer plusieurs candidatures avant de commencer à attribuer des notes, ce qui leur donnera un cadre de référence adéquat pour la notation de l'ensemble des demandes qui leur ont été attribuées. Un chiffrier électronique est fourni aux membres pour faciliter le travail de notation et de catégorisation.

Pour que ce système soit efficace, il est essentiel d'attribuer l'intervalle complet des notes comprises dans une catégorie. Ainsi, il faut s'efforcer de départager les demandes au sein d'une catégorie. Par exemple, si trois demandes sont classées dans la catégorie Recommandé, l'une d'elles devrait être classée première et une autre, dernière, la demande restante se situant entre les deux, si cela est approprié.

Comme le nombre de candidatures pour ce programme est difficile à prédire, les évaluateurs sont invités à jauger le temps qu'ils consacrent aux candidatures de moins bonne qualité en fonction du nombre de candidatures qui leur sont attribuées (plus le nombre de candidatures est élevé, moins il faut consacrer de temps aux candidatures considérées comme entrant dans la catégorie Non recommandée). Selon le nombre de candidatures reçues, des variantes du système de catégorisation obligatoire et/ou de triage des candidatures de qualité inférieure pourront être mises en place.

Remarque : Les membres des comités de sélection doivent apporter à la réunion les notes qu'ils ont prises. Ces notes seront détruites de façon sécuritaire après la réunion du comité de sélection.

Les notes préliminaires doivent être transmises au Secrétariat par l'intermédiaire de RechercheNet avant la réunion du comité de sélection. Les membres des comités de sélection sont invités à communiquer avec le personnel du Secrétariat en tout temps s'ils ont besoin d'aide durant la notation préliminaire des candidatures.

3.1.5. Classement préliminaire et attribution des candidatures aux lecteurs

Le personnel du Secrétariat prépare une liste des candidatures classées en ordre décroissant, puis la donne aux membres des comités de sélection pour qu'ils puissent en discuter durant leur réunion. Il désigne également un lecteur par candidature.

Une fois que toutes les notes préliminaires auront été transmises, le personnel du Secrétariat calculera la moyenne des notes globales des deux évaluateurs et classe les candidatures en ordre décroissant. Ce classement sera communiqué aux membres des comités de sélection avant la réunion du comité de sélection.

Les candidatures qui feront l'objet de discussions à la réunion du comité de sélection seront attribuées à un troisième membre du comité de sélection qui jouera le rôle de lecteur (à raison de cinq candidatures par personne). Dans le cadre de ces fonctions, ce membre du comité de sélection sera chargé de lire les candidatures avant la réunion du comité de sélection. Il devra être prêt à faire des commentaires quant à leurs points forts et à leurs points faibles.

3.2. Durant la réunion du comité de sélection de chaque organisme

3.2.1. Processus d'évaluation au cours de la réunion du comité de sélection à Ottawa

Les membres du comité de sélection se rencontrent à Ottawa pour la réunion du comité de sélection des BESC Vanier. Durant la réunion du comité de sélection, environ 65 candidatures (candidatures classées du 31e au 70e rang, celles où il y a une divergence d'au moins 3.0 points et plus, et celles identifiées par les membres du comité de sélection) seront évaluées l'une après l'autre.

L'évaluateur principal d'une candidature est chargé d'en résumer verbalement les points forts et les points faibles afin de lancer la discussion du comité de sélection. L'évaluateur secondaire ajoute ses commentaires pour montrer s'il est d'accord ou non avec l'évaluateur principal. Le lecteur peut ensuite ajouter tout ce qu'il estime nécessaire pour permettre au comité de sélection de faire son évaluation. Les autres membres du comité de sélection peuvent faire des commentaires ou poser des questions, s'ils désirent des clarifications sur ce qui a été dit.

Suite aux commentaires des évaluateurs et du lecteur et aux délibérations du comité, le comité de sélection doit en arriver à un consensus et accorder une note finale à chaque candidature. On s'attend à ce que le comité de sélection fasse consensus sur la note attribuée pour chacun des trois critères de sélection, dont on fera la moyenne pour arriver à la note finale attribuée à la candidature. Pour être admissibles à du financement, les candidats doivent obtenir une note moyenne d'au moins 3,1 pour chacun des trois critères.

La note finale attribuée à une candidature par le comité pour chaque critère sera mise à la disposition des candidats après le concours; ces derniers pourront ainsi prendre connaissance des forces et des faiblesses relatives de leur candidature et leur classement relatif. Les membres du comité ne présenteront pas de commentaires écrits sur des demandes individuelles.

Tout problème survenu pendant l'évaluation des candidatures à la réunion doit être porté à l'attention du personnel du Secrétariat.

Le classement final de toutes les demandes sera présenté au comité directeur des programmes des trois organismes en vue d'obtenir son approbation.

Tout problème survenu pendant l'évaluation des candidatures à la réunion doit être porté à l'attention du personnel du Secrétariat.

3.2.2. Production d'une liste de classement définitive

Les membres des comités de sélection seront invités à formuler leurs commentaires sur la liste. Plus précisément :

Chacun des comités de sélection des BESC Vanier de chaque organisme soumettra sa liste de classement définitive à l'approbation finale du comité directeur des PTO.

3.2.3. Discussions concernant les politiques du comité de sélection

Le Secrétariat dirigera les discussions des comités de sélection concernant les politiques.

À la fin de la réunion des comités de sélection des BESC Vanier, une fois établie la liste de classement définitive, on demandera aux membres de participer à une discussion concernant les politiques. Au cours de cette discussion, on formule généralement des commentaires sur la qualité des candidatures évalués, les aspects du processus d'évaluation où il y a matière à amélioration, les besoins des membres des futurs comités, la logistique du concours et des déplacements, l'hébergement à l'hôtel, les services administratifs offerts par le Secrétariat, les politiques, etc.

Remarque : Les membres du comité de sélection sont invités à penser aux personnes qui pourraient siéger aux comités de sélection à l'avenir. Les membres des comités de sélection doivent faire parvenir leurs suggestions au personnel du Secrétariat.

3.3 Après la réunion du comité de sélection de chaque organisme

3.3.1. Préparation et présentation du rapport du président

Après la réunion, les présidents des comités de sélection, en collaboration avec les membres de leur comité de sélection et le personnel du Secrétariat, devront chacun préparer un rapport et le présenter au Secrétariat.

Ce rapport sera également présenté à titre indicatif au comité directeur des PTO. Ce rapport est un moyen de communiquer les recommandations des comités de sélection ainsi que leurs commentaires et suggestions pour améliorer le processus d'évaluation et les politiques du programme.

En plus de la liste montrant le classement final de toutes les demandes, ce rapport devrait commenter des éléments comme les suivants :

4. Politiques et lignes directrices

En plus des lignes directrices susmentionnées concernant les conflits d'intérêts, les membres sont priés de garder à l'esprit les politiques et lignes directrices suivantes au moment d'évaluer les candidatures.

4.1. Confidentialité des documents relatifs aux candidatures

Une fois connectés à RechercheNet, les membres de comités de sélection devront lire l'Accord sur les conflits d'intérêts et la confidentialité pour les membres des comités d'évaluation, les évaluateurs externes et les observateurs et accepter de s'y conformer. Le contenu de cette politique décrit les attentes et les exigences des trois organismes.

Les candidatures sont fournies aux membres des comités de sélection en toute confiance. Elles doivent être utilisées à des fins d'évaluation uniquement et être conservées dans un lieu sûr auquel ni les collègues, ni les étudiants des membres des comités de sélection n'ont accès. En outre, les documents dont les membres des comités de sélection n'ont plus besoin doivent être détruits de façon sécuritaire (p. ex. déchiquetés). Les classeurs, les dossiers, les notes personnelles et les évaluations doivent être remis au personnel du Secrétariat à la fin de la réunion. Si, après le concours, le personnel du Secrétariat nécessite l'aide de membres des comités de sélection pour obtenir de plus amples renseignements sur un candidat en particulier, ces membres recevront de nouvelles copies des documents pertinents.

4.2. Confidentialité des recommandations

Toutes les recommandations de financement doivent être approuvées par le comité directeur des PTO qui peut les modifier pour des raisons de budget, d'erreurs administratives ou de non-conformité aux politiques des organismes subventionnaires fédéraux.

Les sujets traités durant les réunions ou les téléconférences des comités de sélection sont confidentiels. Il incombe au Secrétariat d'informer les candidats des résultats des délibérations des comités de sélection, et ce, uniquement après avoir obtenu l'approbation officielle du comité directeur des PTO.

Les discussions portant sur les candidatures sont également confidentielles. Rien de ce qui est dit ne peut être divulgué en dehors des comités de sélection. Seul le Secrétariat peut communiquer des renseignements aux candidats.

Les résultats ne peuvent pas être dévoilés par les membres des comités de sélection avant l'annonce officielle du Secrétariat. Si un candidat et/ou le représentant d'un établissement demande à un membre d'un comité de sélection de l'informer d'une décision ou de toute autre question, ce dernier doit refuser de lui répondre et lui conseiller plutôt de s'adresser au Secrétariat. Le personnel du Secrétariat assure la liaison entre les comités de sélection et les candidats/établissements.

4.3. Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels du Canada stipule que les renseignements personnels fournis par les candidats ne doivent servir qu'à évaluer leur candidature et à prendre une décision quant à leur financement. Il est illégal de divulguer ou d'utiliser ces renseignements pour toute autre raison.

Les renseignements personnels doivent être fournis directement par la personne concernée. Ils ne peuvent provenir d'autres sources que dans le cadre du processus d'évaluation officiel.

Compte tenu du grand nombre de candidatures, les membres des comités de sélection n'ont pas à soumettre d'évaluation écrite pour chaque candidature. Les candidats ont le droit d'obtenir l'information conservée par le Secrétariat concernant leur candidature. mais, ils n'ont pas le droit de connaître le nom de leurs évaluateurs.

La liste des membres du comité de sélection de chacun des trois organismes sera affichée sur le site Web du Programme de BESC Vanier environ 60 jours après l'annonce des décisions relatives au financement.

Il est important que les membres des comités de sélection adhèrent rigoureusement aux lignes directrices énoncées dans la Politique sur les conflits d'intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche.

4.4. Loi canadienne sur les droits de la personne

Les activités des organismes subventionnaires fédéraux sont assujetties à la Loi canadienne sur les droits de la personne. Cette loi vise à promulguer le principe selon lequel tout le monde a droit aux mêmes chances d'épanouissement ainsi qu'à faire de sa vie ce qu'il peut ou souhaite en faire, et ce, en accord avec les devoirs et les obligations de tout citoyen, et sans que des actes discriminatoires lui fassent entrave.

Selon cette loi, les pratiques discriminatoires en fonction de la race, de l'origine nationale ou ethnique, de la couleur, de la religion, de l'âge, du sexe, de l'orientation sexuelle, de l'état matrimonial, de la situation de famille, de la déficience et de l'état de personnes graciées sont défendues. Une distinction fondée sur la grossesse ou l'accouchement est dite être fondée sur le sexe. Le fait de priver un individu d'un service ou de le défavoriser à l'occasion de la prestation de ce service constitue un acte discriminatoire s'il est fondé sur un motif de distinction proscrit.

4.5. Langues officielles

Comme tous les organismes fédéraux, les organismes subventionnaires fédéraux jouent un rôle important dans la mise en œuvre de la Loi sur les langues officielles. Le Secrétariat est notamment tenu de s'assurer que :

Les organismes subventionnaires fédéraux doivent s'assurer que leurs comités de sélection et leur personnel sont tout à fait au courant de leurs obligations et de leurs droits en matière de langues officielles. Pour ce faire, ils doivent leur donner des documents sur ce sujet et joindre à leurs instructions des directives pertinentes.

Conformément à leur offre active de services bilingues, le Secrétariat tentera de nommer à leurs comités de sélection autant de spécialistes possibles qui possèdent les compétences linguistiques requises.

Les comités de sélection doivent s'assurer que toutes les candidatures sont évaluées en profondeur, peu importe la langue dans laquelle elles sont écrites (sous réserve des lignes directrices, énoncées ci-dessus, sur l'effort à consacrer aux candidatures de qualité inférieure). Cela peut vouloir dire parfois qu'ils doivent consulter le personnel du Secrétariat pour faire réattribuer à un membre du comité de sélection qui possède les compétences linguistiques nécessaires les candidatures qu'ils ne sont pas en mesure d'évaluer.

4.6. Considérations d'ordre éthique

Il est important que les membres des comités de sélection préviennent le personnel du Secrétariat lorsqu'ils ont des préoccupations quant au caractère éthique de la recherche proposée. Voici quelques exemples de problèmes qui pourraient se poser :

Dans de tels cas, les membres des comités de sélection doivent discuter immédiatement avec le personnel du Secrétariat afin de déterminer s'il est possible de résoudre rapidement le problème ou si l'attribution de la bourse devrait être reportée jusqu'à sa résolution. L'évaluation des demandes devrait se poursuivre sans être influencée par cette question.

4.7. Conduite responsable de la recherche

Les trois organismes subventionnaires fédéraux ont articulé leurs attentes en matière d'intégrité scientifique dans un document intitulé Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche.

Recherche

Les organismes subventionnaires fédéraux s'attendent à ce que la plus haute norme d'intégrité soit respectée dans l'exécution de la recherche qu'ils financent. En présentant leur demande par voie électronique au Secrétariat, les candidats s'engagent à respecter divers principes, dont la conformité à la politique en matière d'intégrité. Si, au cours du processus d'évaluation, les membres d'un comité de sélection constatent un manque d'intégrité, ils doivent en aviser le personnel du Secrétariat le plus tôt possible. Le Secrétariat fera part de l'allégation au Secrétariat sur la conduite responsable de la recherche pour qu'il puisse faire enquête. De telles allégations ne devraient pas être prises en compte dans le processus d'évaluation, ni faire l'objet de discussions en comité.

Au cours du processus d'évaluation, il est possible qu'un membre d'un comité soit confronté à un cas d'inconduite (p. ex. fausse représentation apparente portant sur des publications ou des données, plagiat, ou autre problème tel qu'un manque de contrôle/suivi adéquat au sein d'un établissement ou des restrictions excessives sur la diffusion de la recherche financée par des fonds fédéraux). Le cas échéant, les membres du comité doivent en aviser le personnel du Secrétariat le plus rapidement possible.

Processus d'évaluation et de sélection

Le Secrétariat s'attend à ce que la plus haute norme d'intégrité soit respectée dans le déroulement du processus d'évaluation qu'il gère. Le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche précise que les renseignements fournis par les candidats pour les besoins de l'évaluation et de la sélection ne peuvent pas être utilisés par les évaluateurs sans leur permission. De plus, les membres des comités doivent aviser l'organisme subventionnaire fédéral concerné s'ils se trouvent dans une situation de conflit d'intérêts, d'ordre financier ou autre, qui pourrait influencer la décision du Secrétariat de les laisser évaluer la candidature en question. Si un membre d'un comité de sélection prend connaissance d'une situation qui ne respecte pas l'intégrité du processus d'évaluation, il doit en aviser immédiatement le personnel du Secrétariat.

5. Composition des comités de sélection

5.1. Processus de recrutement

Le Secrétariat demande régulièrement aux universités, aux entreprises et aux gouvernements de lui suggérer le nom de membres pour ses comités de sélection. Les anciens membres du comité de sélection et le personnel du Secrétariat proposent aussi des personnes.

Le personnel du Secrétariat prépare la liste des membres éventuels des comités de sélection. Cette liste doit être approuvée par le gestionnaire du Secrétariat. Les présidents des comités de sélection sont d'anciens membres qui ont siégé aux comités de sélection pendant un ou deux concours.

5.2. Critères de recrutement des membres du comité de sélection

L'excellence universitaire et l'excellence en recherche sont les deux critères les plus importants pour choisir les membres des comités de sélection. La pertinence du processus d'évaluation dépend de la crédibilité des membres des comités de sélection ainsi que de leur expertise et de leur productivité dans leur domaine. Bien que chaque comité de sélection représente la communauté qu'il sert, on ne s'attend pas à ce que ses membres représentent eux-mêmes des groupes, des établissements, des régions ou des pays en particulier. Les comités de sélection sont composés de manière à représenter :

5.3. Durée du mandat des membres

Le renouvellement de la composition des comités de sélection est essentiel pour garantir la vitalité des comités, car il permet de mieux représenter les établissements et les expertises complémentaires. Toutefois, il est aussi bon d'assurer une certaine continuité au sein des comités de sélection, car la présence de membres ayant de l'expérience permet d'assurer l'uniformité du processus de sélection et de former les nouveaux membres.

Les membres du comité de sélection ne siègent ordinairement pas plus de trois années consécutives. La prolongation d'un mandat pour une année supplémentaire ne sera acceptée que dans des circonstances exceptionnelles. Tout membre ayant terminé son mandat de trois ans au comité de sélection peut être nommé président pour une autre période de deux ans.

Dans des circonstances normales, environ le tiers des membres quittent leurs fonctions chaque année.

Date de modification :